Los trabajadores y la productividad

¿Productividad o sólo más actividad?

Ernesto es el dueño de una pequeña empresa dedicada a la fabricación y venta de muebles rústicos, cuenta con 45 empleados y la calidad de sus productos le ha permitido permanecer en el mercado por casi siete años y ha decidido que ya es tiempo de invertir en tecnología, después de todo las computadoras, el correo electrónico e Internet están de moda en revistas, televisión y periódicos por lo que no va a permitir que su negocio se quede al margen de lo que todo mundo llama la "aldea global". Para notificar su decisión al personal ha convocado a los jefes de departamento a una junta que está por comenzar.

— Esta empresa se ha ganado una posición muy respetable en el mercado de muebles, es el momento de modernizarla con equipo de cómputo de lo más moderno y con esto lograremos incrementar la productividad de los empleados al hacerlos más eficientes en sus tareas diarias, sé que algunos de ustedes jamás han utilizado una computadora pero créanme, es de lo más sencillo — Ernesto mintió pues sabía perfectamente que la computadora que tenía en casa a duras penas lograba encenderla y mucho menos utilizarla—.

— Señor ¿con cuánto presupuesto contamos para realizar la inversión? —preguntó Jorge, el jefe administrativo que desde éste momento comenzaba a preguntarse de dónde obtendrían los recursos necesarios para la adquisición del equipo—.

— Tú no te preocupes, preséntame un par de cotizaciones para tomar la decisión más adecuada, — contestó Ernesto, y concluyó— lo más importante es que podamos estar trabajando en las computadoras a más tardar dentro de un mes y que cada empleado tenga su propia máquina.

Ese mismo día por la tarde Jorge presentó las cotizaciones solicitadas a su jefe y éste al verlas, asombrado exclamó: — ¿Estas seguro de que buscaste las computadoras más baratas?

— Por supuesto señor, incluso son computadoras "armadas", no de marca, lo que reduce su precio hasta en un 50 por ciento —puntualizó Jorge.

— ¿Cableado? ¿Para qué queremos cablear las oficinas si ya tenemos instalación eléctrica? —nuevamente cuestionó el jefe.

— Es una cableado especial, de tipo telefónico para conectarlas en red señor —explicó Jorge.

— Bueno, bueno, tú encárgate de que lo se compre no exceda de la tercera parte de lo me estás mostrando. Recuerda que dentro de un mes debemos estar totalmente "computarizados".

— Como usted ordene, señor, pero no olvide que falta comprar el software.

— Mira, no necesitamos comprar programas originales, yo mismo he comprado copias "piratas" que funcionan muy bien, compra de ésos y consigue algunas notas para comprobar los gastos. En cuanto a la capacitación, organiza al personal para que lo capacites aquí mismo, pero no olvides que debe ser fuera del horario de trabajo ¡que la gente ponga de su parte si quiere progresar!

Jorge siguió al pie de la letra las instrucciones de su jefe obteniendo como resultado la adquisición de siete computadoras de segunda mano (por supuesto una de ellas para la oficina del jefe y otra para la secretaria del jefe) en lugar de las quince nuevas que se habían propuesto, una impresora de matriz de puntos a precio de ganga, la instalación de cableado coaxial en lugar del telefónico pues su jefe le había dicho que éste último "debía de utilizarse solamente en los teléfonos" y software "pirata" que causó muchos problemas al instalarlo en las máquinas.

Al poco tiempo de que el personal comenzó a utilizar las computadoras, Ernesto llamó a Jorge a su oficina y en tono agresivo habló: — Jorge, explícame porqué la gente no está usando las computadoras. Mira, éste reporte de producción está escrito a máquina y en varias ocasiones he notado que tienen apagado el equipo.

— Al parecer, señor, la gente no sabe en qué utilizar la computadora, ya les he dado algunas sugerencias pero también parece que le tienen un poco de miedo a los equipos, sobre todo el personal de más edad es el que se ha mostrado renuente a su utilización. La mayoría de los empleados me han externado que el curso que recibieron se les hizo muy rápido y creen que deberían tomar otro "más despacito".

— Tendrás que buscar la manera de que utilicen más sus computadoras ¡no hice una inversión tan grande para que se tire a la basura! Y hablando de automatización, encárgate de que en mi computadora pueda ver todo lo que sucede en la empresa con oprimir una sola tecla—ordenó Ernesto.

— Solo dígame que información necesita —solicitó Jorge.

— Quiero ver TODA la información: de producción, de contabilidad, de ventas... debo ser el hombre mejor informado de la empresa —afirmó el jefe.

— Muy bien, señor, voy a cotizar algunos programas que se pueden acercar a lo que usted me pide pero le anticipo que posiblemente se tenga que gastar una cantidad similar a la que se destinó para la compra de los equipos, y de estos programas no hay copias "piratas".

— Gastar, gastar, gastar... desde que comenzamos a trabajar con computadoras no he escuchado otra cosa ¿no se supone que cuando se automatiza una empresa se reducen los gastos? ¡Qué engaño!

¿De qué sirve organizar a los empleados?

Es asombroso el número de empresas que, sin importar su tamaño, no disponen de la herramienta visual más elemental que existe y que nos permite comprender con una simple mirada la manera en que esta distribuido el personal dentro del negocio: el organigrama.

Sí, esa serie de "casillas" que contienen el nombre y puesto de cada uno de los empleados (aunque pueden contener también su sueldo, sus funciones, prestaciones, etc.) y que se "conectan" entre sí para indicar que empleados le reportan a cuales jefes y éstos a su vez a cuales gerentes y así sucesivamente hasta llegar a la cúspide de la organización: el dueño, el director o en las empresas más elegantes el presidente.

Pero usted me dirá que sólo las grandes compañías requieren utilizar organigramas ya que en su pequeño negocio como es familiar esta claro que el jefe es el papá, la administradora es la mamá (por aquello de que administra también las quincenas) y que el hijo mayorcito es el responsable de entenderse con los clientes porque esta estudiando comercio internacional, es decir, las explicaciones sobre la estructura organizacional salen sobrando ¿verdad?

Sin embargo, ¿no ha escuchado usted, amigo empresario, expresiones como "no sabía", "creí que" o "se me olvidó" que se repiten con cierta frecuencia en su negocio? Si es así, entonces en su negocio se necesitan definir los deberes y funciones de cada persona claramente siendo ideal que cada descripción esté relacionada con las cualidades o aptitudes de la misma. Aún cuando el dueño de la empresa conozca lo que va a hacer se deben tomar las medidas adecuadas para lograr los objetivos deseados y deben asignarse las diversas responsabilidades para asegurarse de que se cumplan o, si no se cumplen, quién será el responsable. El plan organizacional identifica claramente quién hará qué.

Frecuentemente las funciones dentro de un negocio se asignan más por necesidad que por capacidad, y así nos encontramos vendedores que no les gusta vender, administradores que preferirían salir a vender y encargados de producción convencidos de que ellos podrían llevar mejor la administración de la empresa. ¿Recuerda a "Don Chava"? Sí, aquel señor que lleva veinte años en la empresa y que ha tenido que ser reubicado constantemente en actividades totalmente improductivas en espera de que llegue su jubilación.

Veinte años. Un empleado con esa experiencia conoce mejor que nadie los puntos débiles del negocio, se aprovecharían mucho mejor sus aptitudes si se le nombrara asesor del dueño ¡a ver si algún día decide jubilarse! También los tiempos cambian, la tradicional secretaria ejecutiva (y guapa) que acostumbraba dedicar parte de la mañana a preparar café para el jefe y escribir dictados ya no tiene cabida en ninguna organización seria. Ahora se debe convertir en una asistente capaz de tomar decisiones cuando el jefe no está, de atender asuntos que le ahorren tiempo a su jefe y de manejar una computadora tan ágilmente como una máquina de escribir.

Es práctica común que las empresas midan su crecimiento de manera proporcional al incremento del número de empleados contratado, pero también es común que cuando las empresas notan problemas serios en las finanzas el primer rubro de gastos que "recortan" es el de sueldos, si fue fácil contratar es igual de fácil despedir.

Ahora está de moda el "outsourcing", es decir, contratar servicios externos para actividades que no sean clave para el negocio, pero no debemos olvidar que también las funciones clave pueden ser desempeñadas por personal externo. Hay ejemplos claros y muy conocidos de empresas (principalmente transnacionales) que prácticamente no tienen una nómina que pagar y sí tienen miles de empleados distribuidos en todas las áreas funcionales de la empresa, ¡incluso en la Dirección General! En épocas de transición como las que estamos viviendo es indispensable ser muy creativos para encontrar alternativas que nos permitan hacerle frente a los problemas sin descuidar nuestro negocio y sin invertir recursos económicos adicionales.

Es común afirmar que la experiencia en los prestadores de servicios (entiéndase contadores, abogados, asesores y demás) debe pagarse a un precio elevado, cuando la realidad es que se ha desvirtuado el monto de la retribución justa confundiéndose con el lujo. Hoy más que nunca debemos pensar en la amplia gama de profesionistas recién egresados o a punto de hacerlo, que gustosamente accederían a realizar un estudio de mercado, un proyecto de exportación o ser los administradores de medio tiempo cobrando honorarios muy accesibles por el mutuo beneficio que esta relación con una empresa implica, tanto en el campo profesional como en el desarrollo personal de estos jóvenes.

Pero aquí queda la reflexión para usted, señor empresario, ¿estaría dispuesto a contratar como su administrador a un joven estudiante del sexto semestre de contaduría que le trabajara medio tiempo por, digamos, un salario mínimo? Piénselo, a lo mejor está desperdiciando una excelente oportunidad ¿no lo cree?