Los presupuestos

Los presupuestos son herramientas de gestión conformadas por un documento en donde cuantificamos pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio.

Se suele relacionar a los presupuestos exclusivamente con los ingresos o egresos de un negocio, sin embargo, podemos usar esta herramienta para cuantificar pronósticos o previsiones de diferentes elementos de nuestro negocio, por ejemplo, podemos presupuestar los cobros que realizaremos, los pagos de nuestras deudas, los productos que produciremos, los materiales que requeriremos para producir dichos productos, etc.

Los presupuestos son herramientas fundamentales para un negocio, nos permiten reducir la incertidumbre, nos otorgan un mayor control de nuestros recursos, nos permiten planificar nuestras actividades, planificar nuestros gastos, coordinar actividades, definir objetivos y nos sirven como instrumento de control o de evaluación.

El sistema presupuestal

Para un mejor uso de los presupuestos, éstos suelen usarse en conjunto, en donde todos ellos estén relacionados. Este sistema presupuestal siempre empieza con el presupuesto de ventas, que es el presupuesto base a partir del cuál se realizan los demás, en dicho presupuesto pronosticamos nuestras futuras ventas; luego podría continuar con el presupuesto de cobros, en donde mostramos los importes a cobrar en las fechas correspondientes; luego vendría el presupuesto de producción (en el caso de una empresa industrial o productora) o el presupuesto de compras (en el caso de una empresa comercializadora o de servicios); luego el presupuesto de requerimiento de materia prima, el presupuesto de pagos, de gastos, de pago de la deuda, etc., hasta culminar en el presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado), el presupuesto de ganacias y pérdidas (cuenta de resultados proyectado), y el presupuesto del balance (balance proyectado).

Veamos un ejemplo sobre el uso de un sistema presupuestal:

Supongamos que queremos presupuestar las operaciones de nuestra empresa comercializadora para el periodo de los cuatro primeros meses del ejercicio, para lo cual tomamos en consideración los datos del año pasado y los siguientes datos u objetivos previstos:

- proyectamos  vender 100 unidades mensuales, que se incrementarán 10% cada mes.

- el precio de venta de cada producto es de $20.

- el 80% de las ventas es al contado y el saldo al crédito en 30 días.

- el precio de compra del producto es de $14.

- las compras son al crédito en 30 días.

- el pago mensual por servicios es de $180 y por sueldos es de $150.

- contamos con una maquinaria cuyo costo es de $4000 que se deprecia 20% anual y $67 mensual.

En primer lugar hacemos nuestro presupuesto de ventas:

1. Presupuesto de Ventas

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
Unidades a vender	100	110	121	133	464
Valor unitario	20	20	20	20	20
Precio Total	2000	2200	2420	2662	9282

Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y van aumentando en un 10%.

2. Presupuesto de cobros (de cuentas por cobrar)

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
Contado (80%)	1600	1760	1936	2130	7426
Crédito (20%)		400	440	484	1324
TOTAL	1600	2160	2376	2614	8750

Nota: de las ventas de $2000 hechas en enero, cobramos $1600 (80%) al contado, y $400 (20%) al mes siguiente (crédito a 30 días), lo mismo para febrero, marzo y abril.

3. Presupuesto de compras

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
Unidades	100	110	121	133	464
Valor unitario	14	14	14	14	14
Precio Total	1400	1540	1694	1863	6497

4, Presupuesto de pagos (de cuentas por pagar)

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
Crédito 30 días		1400	1540	1694	4634
TOTAL		1400	1540	1694	4634

Nota: las compras hechas en enero, las pagamos en el mes siguiente (crédito a 30 días), lo mismo para febrero, marzo y abril.

5. Presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado)

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
INGRESOS
Cuentas por cobrar	1600	2160	2376	2614	8750
TOTAL INGRESOS	1600	2160	2376	2614	8750
EGRESOS
Cuentas por pagar	0	1400	1540	1694	4634
Pago servicios	180	180	180	180	720
Pago de sueldos	150	150	150	150	600
TOTAL EGRESOS	330	1730	1870	2024	5954
SALDO	1270	430	506	590	2796
SALDO (CAJA) INICIAL	0	1270	1700	2206
DISPONIBLE	1270	1700	2206	2796

6. Presupuesto operativo (Cuenta de resultados proyectado)

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL	%
Ventas	2000	2200	2420	2662	9282	100
de ventas	1400	1540	1694	1863	6497	70
UTILIDAD BRUTA	600	660	726	799	2785	30
Gastos administrativos	330	330	330	330	1320	14
UTILIDAD NETA	270	330	396	469	1465	16

Conclusiones: la utilidad neta al 30 de abril es de $1465, lo que equivale al 16% de las ventas, nosotros como dueños del negocio, debemos usar este presupuesto como guía para nuestra planificación y posteriormente evaluar si el resultado obtenido corresponde al presupuestado, caso contrario tomar las medidas correctivas.