Concepto y funciones de la contabilidad y las finanzas

Concepto de la contabilidad y las finanzas

Contabilidad y finanzas hace referencia a todo lo relacionado al manejo, administración y control del dinero de la empresa. Cuando recién iniciamos un negocio, lo usual es que nosotros mismos nos encarguemos de la contabilidad y de las finanzas, pero con el tiempo, a medida que nuestro negocio valla creciendo y las operaciones se vuelven cada vez más complejas, lo recomendable es nombrar o contratar a una persona encargada, y luego crear un área o departamento encargado de la contabilidad y finanzas.

Funciones de la contabilidad y las finanzas

Veamos a continuación cuáles son las principales funciones de la contabilidad y finanzas, o en otras palabras, las funciones del encargado o del área de contabilidad y finanzas:

1. Contabilidad general

La función de la contabilidad consiste en cumplir con el proceso de registrar, clasificar y resumir todas las operaciones o transacciones dinerarias que se presentan día a día en la empresa, para luego, en base a ellas, elaborar los Estados Financieros.

El objetivo de la contabilidad es el de proveernos información financiera del negocio, para que la analicemos y luego tomemos decisiones en base a dicho análisis. Pero también, la contabilidad se usa para proveer información a terceros, tales como entidades gubernamentales (por ejemplo, al momento de declarar nuestros impuestos), a socios o inversionistas (cuando queremos convencerlos de invertir en nuestro negocio), a bancos, entidades financieras o prestamistas (cuando queremos convencerlos de prestarnos dinero para nuestro negocio), consultores, asesores (cuando queremos que nos ayuden en nuestro negocio).

2. Contabilidad de costos

La función de la contabilidad de costos consiste en la identificación y medición de los desembolsos dinerarios que realicemos, ya sea de nuestro negocio en general, de un determinado producto, de una determinada área o departamento o los incurridos en un determinado cliente.

La función de la contabilidad de costos, a diferencia de la contabilidad general, es sólo de uso interno y, por tanto, no tiene carácter obligatorio. Podemos contabilizar nuestros costos, por ejemplo, para, comparándolos con nuestros ingresos, conocer la utilidad de nuestro negocio; para hallar el costo de un determinado producto, y en base a ello, definir el precio de venta que le pondremos; para hallar los costos de diferentes productos, y ver cuáles son los más rentables y cuáles no nos generan utilidad.

3. Presupuestos

Esta función de desarrollo de presupuestos consiste en cuantificar pronósticos o previsiones de diferentes elementos del negocio, por ejemplo, podemos presupuestar nuestras ventas, nuestros cobros, nuestra producción, nuestras compras, nuestros gastos, nuestros pagos de la deuda, etc.; con el fin de lograr un mayor control de nuestros recursos, planificar actividades, planificar gastos, coordinar actividades, definir objetivos, evaluar resultados, etc.

4. Inversiones

La función de inversiones por parte de finanzas consiste en:

• Buscar opciones de inversión para nuestro negocio, opciones tales como la creación de nuevos productos, adquisición de activos, ampliación del local, compra de títulos o acciones, etc.
• Evaluar dichas opciones de inversión, teniendo en cuenta cuál presenta una mayor rentabilidad, cuál nos permite recuperar nuestro dinero en el menor tiempo posible. Y evaluar si contamos con la capacidad financiera suficiente para adquirir la inversión, ya sea capital propio o si tenemos la posibilidad de poder contar con alguna fuente externa de financiamiento.
• Seleccionar la más conveniente para nuestro negocio.

La búsqueda de opciones de inversión se da cuando queremos hacer crecer nuestro negocio, por ejemplo, al adquirir nuevos activos, nueva maquinaria, introducir nuevos productos al mercado, ampliar nuestro local, comprar nuevos locales, etc. O cuando contamos con exceso de liquidez (dinero en efectivo que no vamos a utilizar) y queremos invertirlo para hacerlo crecer, por ejemplo, en la adquisición de títulos o acciones, en depósitos en cuentas bancarias, etc.

5. Financiamiento

La función de financiamiento por parte de finanzas consiste en:

• Buscar fuentes de financiamiento para nuestro negocio, fuentes tales como préstamos, créditos, emisión de títulos valores, de acciones, etc.
• Evaluar dichas fuentes de financiamiento, por ejemplo, en el caso de adquirir un préstamo o un crédito, evaluar cuál nos da mejores facilidades de pago, cuál tiene un menor costo (menor tasa de interés). Y evaluar nuestra capacidad para hacer frente a la adquisición de la deuda.
• Seleccionar la más conveniente para nuestro negocio.

La búsqueda de financiamiento se da cuando existe una falta de liquidez para hacer frente a las operaciones diarias del negocio, o cuando queremos crecer nuestro negocio, por ejemplo, adquirir nueva maquinaria, lanzar un nuevo producto, ampliar nuestro local, etc., y no contamos con capital propio suficiente para hacer frente a la inversión.